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L’interesse dei media su una determinata vicenda può contribuire in modo determinate alla sua soluzione. È dunque importante conoscere quali sono i meccanismi per contattare i media ed ottenere attenzione perché ci sono una serie di regole che vanno conosciute e rispettate (tempestività, contenuti, linguaggio, sinteticità, chiarezza, riconoscibilità). Vediamo, in linea di massima, come predisporre un comunicato stampa: Il comunicato va sempre redatto su carta intestata; occorre utilizzare un linguaggio di tipo giornalistico (cercate di preparare un prodotto “pronto per l’uso”); romanzare i comunicati stampa è molto controproducente; la lunghezza non deve superare mai le 50-60 righe; il titolo è fondamentale: deve essere chiaro, deve sintetizzare il contenuto di tutto il comunicato (tre, massimo quattro righe, tutto in maiuscolo); le prime righe del comunicato devono essere scritte in modo da attirare l’attenzione di chi legge, invogliandolo ad andare avanti; dato per scontato che ormai è quasi necessario possedere un’e-mail, i comunicati andranno spediti utilizzando questo strumento (è indispensabile avere una rubrica aggiornata di tutte le redazioni locali); il recall: dopo ogni comunicato bisogna sempre risentire il giornalista, per assicurarci che il comunicato sia arrivato a destinazione.

Altro strumento importante per comunicare le nostre notizie ai media è la conferenza stampa. Questo strumento va utilizzato per le iniziative più importanti, così come presentare dossier o materiali “di spicco”. Una conferenza stampa deve durare circa mezz’ora, deve rimanere centrata sull’argomento e deve lasciar spazio ai giornalisti per poter porgere domande.